L’assistant(e) administratif/ve joue un rôle clé dans la bonne gestion d’une entreprise car il/elle est en charge de la bonne organisation interne et de la gestion des tâches administratives incontournables. Découvrez comment et pourquoi vous pourriez être un profil recherché par Aadprox.

Le métier d’Assistant(e) Administratif/ve : Définition et fiche explicative

L’assistant(e) ou secrétaire administratif/ve est un(e) professionnel(le) qui joue un rôle clé dans la bonne gestion d’une entreprise car il/elle est en charge de la bonne organisation interne et de la réalisation des tâches administratives. Découvrez comment et pourquoi vous pourriez être un profil recherché par Aadprox. Mais pour cela, il faut suivre une formation adaptée.

❓ En quoi consiste le métier d’assistant(e) administratif/ve ?

L’activité principale du poste d’assistant(e) administratif/ve consiste à gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortant d’une entreprise, de les traiter, classer, archiver et mettre à disposition du dirigeant. A cette gestion administrative peuvent s’additionner selon des besoins plus spécifiques comme l’accueil des visiteurs, le standard téléphonique (renseignements et redirections des appels), l’organisation des agendas, la planification de réunions de travail ou des déplacements professionnels des salariés. A noter que le poste d’assistant(e) administratif/ve peut s’exercer au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, parapublics ou même en télé-secrétariat, autrement appelé secrétariat à distance. Le collaborateur peut être rattaché au service de direction à un autre service interne, généraliste ou spécialisé (par exemple, logistique ou personnel). Une notion de conseil peut aussi être présente.

✍ Fiche de poste assistant(e) administratif/ve : quelles sont les missions ?

Les missions d’un(e) assistant(e) administratif/ve peuvent varier en fonction du niveau d’expérience de la personne en charge du poste administratif. Cependant les missions classiques d’assistance administrative concernent généralement la facturation, la bureautique, le suivi des dossiers, l’accueil téléphonique et la redirection des appels vers les bons interlocuteurs, ou encore le courrier (mise sous pli, affranchissement). Pour simplifier on peut regrouper ces différentes prestations administratives en plusieurs grandes familles de tâches administratives :

Le secrétariat classique : sur site ou à distance
La gestion des ressources humaines
L’administration des ventes
Les achats et fournitures
La gestion comptable

Les missions varient en fonction de l’employeur. Par exemple, vous aurez peut-être aussi à gérer les plannings et la planification des heures des salariés, quand cette mission sera confiée aux managers dans d’autres structures. De même, il peut parfois préparer les documents à destination du comptable. Force de proposition, il peut aussi apporter un conseil éclairé sur une dimension technique.

👉 Comment devenir assistant(e) administratif/ve ?

Afin d’exercer le métier d’assistant(e) administratif/ve, il faut suivre une formation initiale d’au moins deux ans d’études après le bac, en passant par exemple un BTS en techniques de secrétariat ou de gestion et comptabilité. Les formations supérieures en apprentissage, de type BTS, séduisent les employeurs qui peuvent s’appuyer sur de jeunes diplômés déjà expérimentés. Vous pourrez trouver un emploi dans des secteurs d’activités aussi variés que la logistique, le commercial, les services, la communication…

💻 Quelles sont les compétences requises?

Pour devenir assistant(e) administratif/ve il faut deja avoir un goût prononcé pour l’administratif, pouvoir justifier d’une connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, powerpoint…), savoir prendre des notes et maîtriser les techniques d’écriture rapide, être rigoureux et organisé ainsi que faire preuve d’un bon niveau d’orthographe et de qualités rédactionnelles solides. Enfin il faut avoir un bon esprit de synthèse, un sens du relationnel et savoir rester discret(e). L’assistant(e) administratif/ve est en charge du service d’informations et est responsable de documents importants confidentiels avec un fort pouvoir de nuisance s’ils étaient révélés à la concurrence : déontologie et probité sont de rigueur.

💰 Le salaire

La rémunération d’un(e) assistant(e) administratif/ve varient en fonction du niveau d’expérience, et de difficulté administrative du poste proposé. Généralement en début de carrière, il/elle peut prétendre à un salaire annuel brut de 18K€ pour finir par atteindre 28K€ en fin de carrière, en CDD comme en CDI. En fonction de votre pouvoir de négociation et du poste administratif proposé cela peut varier. Les montants peuvent aussi changer en France d’une région à l’autre. Postuler à un poste en Île-de-France permet de bénéficier de salaire plus élevé. Si la rémunération dépend plus de la formation en début de carrière, l’expérience va jouer un rôle dans les perspectives d’évolution. Si les formations en apprentissage ont la côte, le travail à son compte pourra aussi être une solution pour améliorer sa rémunération.

Les outils

L’assistant(e) administratif/ve utilise les outils que son employeur lui met à disposition. On retrouve généralement des outils propres à la bonne gestion administrative : ordinateur, logiciels (tableurs, traitement de texte), bureautique, petites fournitures et papeterie. Il est utile de noter qu’à l’heure de la digitalisation des entreprises, il devient primordial de savoir utiliser un ordinateur et des logiciels type ERP et CRM, utiles pour une meilleure planification. Un grand groupe peut disposer de logiciels internes que n’auront pas les TPE et les PME.

Le réseau Aadprox a pour sa part, sourcé, identifié et sélectionné les meilleurs outils numériques du marché afin de les mettre à disposition de ses membres et de leurs clients finaux : les dirigeants et chefs d’entreprise.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

L’assistanat administratif est un métier transversal qui peut amener vers des postes plus ou moins similaires tels que :

Le secrétariat administratif spécialisé
L’administration des ventes
L’assistanat commercial
L’assistanat de direction (ou secrétaire de direction)
Le secrétariat gestion comptable (en entreprise !)
Le télé-secrétariat
Devenir secrétaire indépendante

Votre choix se fera aussi en fonction de vos aptitudes et affinités. Un sens du contact est par exemple souhaité si vous voulez travailler dans les RH et être en contact avec le personnel.

Comment trouver des clients en tant qu’assistant(e) administratif/ve ?

Un/une assistant(e) administratif/ve indépendant(e) va se retrouver confronté(e) à cette problématique. Lorsque l’on est secrétaire indépendant(e), nous n’avons pas de patron mais des clients, et ces clients il faut les trouver !
Pour cela il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles. Puis communiquer sur son activité.
Afin de maximiser ses chances de réussite, le Réseau Aadprox conseille de toujours réaliser une étude de marché et un business plan pour optimiser le développement de son portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant. Cela permet de maximiser les offres.

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre offre clé en main ? Cliquez ici.

Les offres d’emploi

Vous pouvez postuler aux offres d’emploi disponibles dans votre région ou rejoindre l’administration publique en passant les concours dédiés à l’emploi.

Vous pouvez aussi devenir assistante administrative indépendante et exercer ce métier en France à votre compte, en gérant plusieurs dossiers clients. Cette solution est d’autant plus intéressante si vous témoignez d’une première expérience en CDD (contrat à durée déterminée) ou en CDI (contrat à durée indéterminée). Devenir indépendant est autant un tournant dans une carrière qu’un choix personnel fort.

Le Réseau Aadprox étant en plein développement, il se pourrait que nous recherchions de nouveaux/velles assistant(e)s administratifs/ves dans votre zone géographique.
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