❓ Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire ou assistante indépendante, c’est une personne qui comme son nom l’indique est indépendante ou freelance, c’est un auto entrepreneur.
Il/Elle propose ses services administratifs, généralement sous le statut de micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur), à des entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative. Pour résumer, c’est une personne qui fait le métier de secrétaire mais qui n’est pas salariée de la société. Il ou Elle est installé à son compte et a plusieurs clients qui sont des petites entreprises. Les avantages sont nombreux : indépendance dans les horaires, rémunération ouverte, mise en valeur des compétences…
✍ Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?
Un(e) secrétaire indépendant(e) réalise des missions en lien avec la gestion administrative d’une entreprise classique. Il/Elle propose aux TPE les mêmes missions administratives qu’une secrétaire salariée pourrait réaliser ; dont l’embauche est impossible à cause d’un volume de travail trop faible ou d’un coût trop élevé. Ses missions vont de la prise en charge de tâches administratives simples : ouverture du courrier, classement de documents, télésecrétariat, travaux de saisie, à des tâches administratives classiques comme la gestion des achats, la facturation, le recouvrement de créances, la gestion comptable ou encore un accompagnement dans la gestion des ressources humaines. Il/Elle peut également répondre à d’autres besoins exprimés par le chef d’entreprise, et remplir alors le rôle d’une véritable assistante polyvalente.
👉 Comment devenir secrétaire indépendante ?
Les entreprises qui recrutent des secrétaires indépendantes recherchent presque systématiquement des titulaires d’un BTS, voire plus (licence professionnelle). Le cas échéant ils recherchent l’expérience.
Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciés.
niveau bac
- Bac pro gestion-administration,
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)
niveau bac + 2
- BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen),
- BTS support à l’action managériale (ex BTS AM – assistant de manager),
- BTS ATI – assistance technique d’ingénieur,
- BTS CG – gestion comptable
- BTS MCO – management commercial opérationnel
- BTS CI – commerce international
- DUT GEA – gestion des entreprises et des administrations
- DUT GACO – gestion administrative et commerciale
Pour devenir secrétaire indépendante (freelance) et se mettre à son compte il est recommandé d’avoir une première approche de la gestion administrative (expérience, formations…). Se lancer dans l’entrepreneuriat c’est bien, mais se lancer en étant préparé c’est mieux ! Pour devenir secrétaire indépendante sereinement, n’hésitez pas a suivre une formation spécialisée. Chez Aadprox, nos formations sont courtes, finançables et vous permettent de ressortir avec des notions indispensables à votre lancement d’activité. Découvrir la formation Passeport pour l’indépendance.
💰 Le salaire d’une secrétaire indépendante
Du fait de taux horaires assez bas, il est difficile pour une télésecrétaire d’avoir un niveau de rémunération élevé. Il lui faut beaucoup de clients.
Ainsi pour se verser un SMIC net, une secrétaire indépendante doit facturer au moins 30 heures de prestation par semaine, soit l’équivalent d’une dizaine de clients à raison de 3 heures de prestations administratives externalisées par semaine, par client. Encore faut-il être en capacité de les trouver !
Les étapes pour s’installer en tant que secrétaire indépendant.
Pour vous lancer en freelance dans le domaine de l’externalisation administrative, il va falloir passer par plusieurs étapes : le choix de votre implantation, de votre mode de financement, déterminer les aides auxquelles vous avez droit, définir votre proposition de valeur, choisir votre statut juridique et enfin définir votre plan d’action commercial.
Cela fait beaucoup, mais votre réussite passe obligatoirement par ces étapes. Il faut savoir dans quelle direction aller.
Pour choisir votre implantation, vous allez devoir réaliser une étude de marché, analyser la concurrence et bâtir un business plan.
Ce business plan est directement lié au choix du mode de financement que vous aurez retenu : emprunt, apport en fonds propres, autres solutions d’accompagnement (ADIE, BGE…). Dans le cadre d’une création d’entreprise, vous avez potentiellement droit à des aides. Il faudra donc déterminer les aides à débloquer (ACRE, ARE, ARCE) pour faciliter votre création d’entreprise.
Il faut également choisir un statut juridique, ce qui représente une étape très importante du processus de création ! Nous l’aborderons dans le prochain paragraphe.
Enfin d’un point de vue savoir-faire et marketing, il faut définir sa proposition de valeur (offre et tarifs), soit « quelles prestations je sais faire et je peux faire pour mes futurs clients sur le plan administratif, et à quel prix ? ».
Pour finir, vous devrez bâtir un plan d’action commercial afin d’avoir une feuille de route pour développer votre activité ; ce qui veut dire trouver des clients et réaliser du chiffre d’affaires.
Les outils du secrétaire indépendant
Les outils utilisés par les secrétaires à distance varient beaucoup d’une indépendante à l’autre. En général, elles utilisent un ordinateur avec Pack Office pour la rédaction de courriers, un téléphone et des logiciels basiques type Word et Excel afin de pouvoir répondre aux besoins les plus simples de l’assistance administrative.
Du côté du Réseau Aadprox, nous avons choisi de nous tourner vers les innovations digitales. Notre plateforme accessible via support numérique et simple connexion internet permet à nos Aadprox d’avoir accès à l’ensemble de leurs outils (ERP, pack office, agenda…) à tout moment, depuis n’importe quel endroit. Le plus, les chefs d’entreprise qui ont recours aux prestations d’assistance administrative bénéficient également de ces outils numériques.
Quel statut juridique pour s’installer en tant que secrétaire indépendante ?
Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?
La plupart des secrétaires indépendantes adoptent le statut de micro-entrepreneur (ex auto- entrepreneur) car c’est une procédure très simple pour se lancer et peu coûteuse (il n’y a pas d’investissements à réaliser).
Il suffit de se rendre sur le site du CFE (Centre de Formalité des Entreprise) pour se déclarer en ligne en tant que micro-entrepreneur.
Même si la création en micro-entreprise est la solution privilégiée par les acteurs du secrétariat externalisé, sachez qu’il existe d’autres possibilités telles que la création en Entreprise Individuelle ou société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA).
Toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients. C’est pourquoi il est important de se faire accompagner et conseiller par un professionnel afin de bien les arbitrer et ne pas se tromper dans son choix.
Le plus difficile lorsque l’on se lance dans le secrétariat externalisé indépendant, c’est d’être en capacité de développer son portefeuille, bref de trouver des dirigeants d’entreprise susceptibles d’avoir besoin de sous-traiter sa gestion administrative. Cependant la recherche est souvent compliqué.
La relation de confiance se construit progressivement, du premier contact, appel téléphonique ou rendez-vous physique, à l’établissement du devis et à la réalisation du travail demandé. La qualité du service délivré passe aussi par un respect de la confidentialité des éléments qui vous sont confiés. Afficher des avis positifs et de belles références est donc essentiel.
Plusieurs moyens de prospection sont à votre disposition tels que le bouche à oreille, la prospection directe, la communication via un site web, le porte à porte ou encore intégrer des réseaux de professionnels.
Attention, cela nécessite de maîtriser sa présentation commerciale, sa prestation de services ainsi que son argumentaire de vente. Il important de savoir dans quelle direction aller et savoir l’exprimer.
Le Réseau Aadprox accompagne ses franchisés sur ces aspects en leur donnant une formation commerciale initiale, proposant un coaching et un suivi individuel, et surtout un pack de prospection clé en main.
Cela leur facilite la vie et permet de réduire drastiquement le délai d’acquisition client.
La réglementation d’une secrétaire à domicile ?
Secrétaire indépendant et secrétaire à domicile : Quelles différences ?
Secrétaire à domicile n’est pas soumis à une réglementation particulière, car ce n’est pas une profession réglementée.
Cependant, ce métier est difficilement assurable par les compagnies d’assurance, car il s’agit d’un rôle parfois transversal, qui n’entre pas dans un cadre bien défini. D’autant plus que certaines télésecrétaires se mettent parfois dans l’illégalité en pratiquant de la comptabilité pour leurs clients.
Difficile donc de bâtir une Responsabilité Civile Professionnelle sur mesure puisqu’il y a autant de prestations possibles que de secrétaires indépendantes.
Il n’y pas vraiment de différences entre secrétaire indépendant et secrétaire à domicile.
Les deux ont un statut d’indépendant et proposent un service administratif aux chefs d’entreprises qui peut être réalisé à distance, donc en télétraval. En revanche, à l’inverse du secrétaire à domicile, le ou la secrétaire indépendante peut être amenée à se déplacer dans les locaux, si nécessaire, pour remplir sa mission.
Il/Elle peut également gérer les tâches administratives des particuliers.
La sous-traitance ou externalisation administrative connaît encore un potentiel inexploité, notamment auprès des commerçants, artisans et professions libérales.
Quels tarifs pratiquer en tant que secrétaire indépendante
Trouver un ou une secrétaire indépendant(e)
En général les tarifs des prestations administratives externalisées proposées par les secrétaires qui travaillent à distance varient entre 15 et 30 € de l’heure. La moyenne se situe aux alentours de 20 € de l’heure.
Mais les devis que vous établirez doivent aussi prendre en compte votre expérience, votre savoir-faire, les garanties que vous apportez et votre valeur ajoutée intrinsèque.
Le Réseau Aadprox quant à lui facture environ 40 € de l’heure. C’est plus cher que la moyenne, mais c’est un parti pris afin de garantir la qualité de la prestation administrative au chef d’entreprise. D’autre part, cela permet à l’Aadprox de se verser un salaire décent et de pouvoir vivre de son activité de secrétaire indépendante.
Vous êtes à la recherche d’une secrétaire indépendante ? Identifiez vos besoins afin de rentrer en contact avec un professionnel près de chez vous.
Nous mettons à votre disposition un large choix d’offres de prestataires externes à Paris et dans d’autres villes de province comme Toulouse ou bien Nantes par exemple. Découvrez leur parcours, leur expérience et leurs motivations. Il ne vous reste plus qu’à contacter les professionnels pour établir un devis.
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