Passer des heures le soir ou le week-end sur de la paperasse est l'une des principales sources de surcharge mentale chez les dirigeants de petites et moyennes entreprises. Externaliser sa gestion administrative permet d'apporter une réponse concrète, souple et rentable à ce défi quotidien.
Chaque entreprise possède son propre fonctionnement. C'est pourquoi nos interventions sont intégralement modulables. Voici un aperçu structuré des opérations que vous pouvez confier à votre assistant dédié :
Numérisation, organisation et archivage sécurisé de vos documents d'entreprise.
Création d'une arborescence de dossiers claire et accessible.
Rédaction, mise en page et traitement de vos courriers, e-mails et comptes-rendus.
Standardisation et optimisation de vos processus administratifs.
Suivi des démarches auprès des organismes publics, assurances et partenaires.
Gestion des fournitures et des services généraux de l'entreprise.
Saisie, vérification et rapprochement des bons de commande, bons de livraison et factures d'achats.
Préparation des règlements fournisseurs aux dates d'échéance.
Gestion des litiges simples ou des retards de livraison.
Établissement et émission de vos devis et factures clients conformes à la réglementation.
Suivi rigoureux des encaissements et suivi du tableau de bord d'activité.
Relance amiable et structurée des factures impayées pour préserver votre trésorerie.
Collecte, tri et numérisation méthodique des pièces justificatives.
Préparation du dossier mensuel ou trimestriel destiné à votre expert-comptable.
Liaison fluide entre votre entreprise et votre cabinet comptable pour éviter tout retard déclaratif.
Organisation globale de votre emploi du temps et prise de rendez-vous.
Planification de vos déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, véhicules).
Organisation logistique de vos réunions ou événements d'entreprise.
Traitement des demandes d'information entrantes par e-mail ou téléphone.
Mise à jour de votre base de données clients (CRM).
Envoi de questionnaires de satisfaction et suivi de la relation client.
Le saviez-vous ?
Combien d'heures pourriez-vous réallouer à votre cœur de métier dès ce mois-ci ?
Échangez avec un expert Aadprox
Cas concret
Gestionnaire administrative indépendante
« Comptable depuis 30 ans, rigoureuse et bienveillante, spécialisée en gestion administrative et comptable pour les petits commerces. »
d'accompagnement par mois
durée de l'accompagnement
sérénité retrouvée pour la cliente
Un petit commerce non équipé de caisse enregistreuse, dont la dirigeante redoutait la gestion administrative et comptable, freinée par une véritable phobie administrative et la crainte de l'arrivée de la RGE.
La cliente ne voulait plus du tout gérer elle-même l'administratif et la comptabilité de son commerce, sans pour autant vouloir changer d'outils ni bousculer son fonctionnement au quotidien.
3 jours par mois : recherche et mise en place d'une caisse enregistreuse adaptée, accompagnement 6j/7, puis suivi administratif et comptable courant en toute autonomie pour la cliente.
L'aspect financier est un levier majeur dans le choix d'externaliser sa gestion administrative. Contrairement à une embauche qui engendre des frais fixes récurrents (salaire de base, cotisations sociales, congés payés, matériel informatique, coût du recrutement), la prestation externalisée Aadprox s'adapte strictement à votre budget.
Les factures d'externalisation administrative sont comptabilisées en prestations de services (charges externes) et sont intégralement déductibles du résultat imposable de votre entreprise.
Vous choisissez un volume horaire mensuel défini à l'avance selon vos besoins (ex. 5h, 10h, 20h par mois) ou optez pour une intervention au projet.
Vous payez uniquement les heures travaillées. Aucune charge sociale, pas de gestion d'indemnités de fin de contrat ni de frais de structure supplémentaire.
Chaque structure étant unique, votre assistant Aadprox réalise une analyse préalable de votre organisation pour vous proposer une formule sur-mesure financièrement avantageuse.
Pour vous aider à prendre la meilleure décision pour votre entreprise, voici une comparaison synthétique entre l'externalisation avec Aadprox et le recrutement traditionnel d'un salarié.
| Critère de comparaison | Externalisation administrative (Aadprox) | Recrutement en interne (CDI / CDD) |
|---|---|---|
| Coût financier fixe | Très faible (charges variables selon le besoin) | Élevé (salaire brut + ~45% de charges patronales) |
| Flexibilité & Engagement | Forte (ajustement du volume horaire, sans engagement long terme) | Limitée (procédure de licenciement/rupture conventionnelle) |
| Coûts annexes (matériel, RH) | Aucun (l'assistant dispose de son matériel) | Élevés (poste de travail, outils, mutuelle, congés) |
| Opérationnalité | Immédiate (assistant immédiatement opérationnel) | Lente (processus de recrutement + temps de formation) |
| Gestion des absences | Continuité assurée par le réseau Aadprox | Arrêt d'activité ou besoin de remplacement temporaire |
130 assistants indépendants couvrent l'ensemble du territoire. Trouvez celui qui intervient dans votre département, à distance ou directement dans vos locaux.
Trouvez votre assistanteDécrivez-nous votre besoin en quelques lignes. Un conseiller Aadprox vous rappelle sous 24 h ouvrées pour un diagnostic gratuit.
Une assistante administrative externalisée est une professionnelle indépendante qui prend en charge la gestion administrative, la facturation ou le secrétariat d'une entreprise à distance ou sur site, sous forme de prestation de services et sans lien de subordination salarié.
Faire appel à un prestataire vous permet de réduire vos coûts fixes, de bénéficier d'une grande souplesse opérationnelle sans contrainte RH (pas de contrat de travail) et d'adapter le volume d'heures de gestion selon les besoins réels de votre activité.
Une assistante externe Aadprox peut gérer l'ensemble de vos documents professionnels : factures clients et fournisseurs, devis, pièces comptables, bons de livraison, courriers officiels, contrats de prestation, tableaux de bord, et dossiers administratifs généraux.
Tout à fait. L'externalisation administrative ne s'adresse pas uniquement aux solo-entrepreneurs. Les PME y ont régulièrement recours pour faire face à un surcroît d'activité, remplacer un arrêt maladie, réorganiser un service ou éviter d'embaucher un salarié à temps plein.
Ne laissez plus la gestion administrative freiner vos projets. Prenez rendez-vous dès aujourd'hui avec un conseiller Aadprox pour établir un diagnostic gratuit de votre organisation.