Bulletin de paie dématérialisé : envoi par e-mail autorisé ?

L’employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie à son salarié. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises ont la possibilité de le délivrer de façon dématérialisée. On parle alors de bulletin de paie dématérialisé, ou bulletin de paie électronique. Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ? Le salarié peut-il toujours obtenir sa fiche de paie sous format papier ? Où sont conservés ces documents ? On vous dit tout !

Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?

Depuis le 1er janvier 2017 (décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité), les entreprises ont la possibilité de proposer à leurs salariés de leur fournir un bulletin de paie dématérialisé, à la place d’un format papier.

L’initiative de la dématérialisation provient de l’employeur et revêt pour ce dernier un triple avantage :

• Gagner du temps dans la création et l’envoi des fiches de paie.
• Économiser le matériel : papier, encre, enveloppe…
• Économiser les coûts d’archivage papier.

Mais le salarié lui-même est avantagé si ce dispositif est mis en place :

• Possibilité d’accéder à ses données à n’importe quel moment ;
• Plus besoin de stocker le papier à son domicile.

L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. (C. trav., art. L3242-4).

Le bulletin de paie dématérialisé a la même valeur juridique qu’un bulletin papier. Les mentions obligatoires présentes sur la version papier doivent impérativement se trouver sur la version en ligne.

À noter : l’Administration française demande dans de nombreux cas la fourniture d’un ou plusieurs bulletins de salaire sous format papier. Vous ne pourrez pas faire totalement l’impasse du papier.

Bulletin de paie dématérialisé : comment l’employeur informe t’il le salarié ?

Si l’entreprise décide de recourir au bulletin de paie électronique, elle doit :

• Informer le salarié de son droit d’opposition, par tout moyen, puisque ce dernier peut préférer conserver le format papier. Cette information doit se faire un mois avant le 1er envoie de la fiche de paie électronique ou au moment de l’embauche.
• Fixer les conditions de mise à disposition de l’e-fiche de paie. Au choix, l’employeur peut garantir la disponibilité pendant une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

Bulletin de paie dématérialisé : le salarié peut-il le refuser ?

Si la dématérialisation du bulletin de paie est le principe, l’exception est le format papier. Les salariés peuvent s’opposer à cette mise en place, par tout moyen.

Si vous n’exprimez pas votre refus, cela signifie que vous acceptez la dématérialisation de votre fiche de paie.

Bon à savoir : votre décision n’est pas irrévocable. Vous pouvez accepter et par la suite exprimer, à tout moment, votre opposition. L’employeur a alors au plus tard 3 mois pour revenir à la version papier.

Où les e-bulletins de salaire sont-ils stockés ?

Les fiches de paie dématérialisées sont stockées dans un coffre-fort numérique interne à l’entreprise ou chez un prestataire extérieur. Chaque salarié dispose d’un accès personnalisé à ses documents :

• Si vous quittez l’entreprise, vous conservez vos codes d’accès.
• Chez un nouvel employeur, vous devrez sans doute vous connecter à un autre espace de stockage sécurisé. Et ainsi de suite tout au long de votre carrière.

Depuis le 1er janvier 2019, les fournisseurs de coffres-forts électroniques doivent informer les utilisateurs sur le type d'espace mis à leur disposition et les conditions d'utilisation associées, les mécanismes techniques utilisés, la politique de confidentialité, l'existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement (décret n° 2018-418 du 30 mai 2018).

Bulletin de salaire dématérialisé : comment le consulter ?

Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Le service en ligne associé au compte personnel d'activité (CPA) permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique., tout au long de sa carrière L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.

Combien de temps les fiches de salaire sont-elles conservées ?

Les entreprises doivent garantir l’accès au coffre-fort numérique durant 50 ans après l’émission du premier bulletin dématérialisé ou jusqu’au 75e anniversaire du salarié.

Que se passe-t-il en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie ?

En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés (décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018).

Demander un devis pour la GED MyAadprox

Impots.gouv