Registre unique du personnel : vos obligations en tant qu’employeur

Le registre unique du personnel est un document ou un fichier permettant de recenser tous les salariés d’une entreprise ainsi que l’ensemble des informations les concernant. Il permet l’identification des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.

Son but principal est de savoir qui est là et donc de garantir la transparence des emplois au sein d’une entreprise.

La tenue de ce registre est une obligation pour chaque employeur. Il peut être tenu soit par support papier, soit par support numérique.

Quels sont les employeurs concernés par la tenue d’un registre unique du personnel ?

Tous les employeurs sont concernés et se doivent de tenir un registre unique du personnel sauf 2 exceptions :

• Les associations ayant recours au chèque emploi associatif
• Les particuliers employeurs

Ces 2 exceptions sont donc dispensées de tenir ce registre.

Qui doit figurer sur le registre unique du personnel ?

Dès l’embauche d’un salarié, l’employeur se doit de l’enregistrer au registre unique du personnel. Les salariés qui doivent y être inscrit et figurés sont :

• Les salariés en contrat déterminé ou indéterminé (CDD et CDI)
• Les salariés de nationalité étrangère (dont nous parlerons par la suite)
• Les stagiaires (depuis le 10 juillet 2014)
• Les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
• Les personnes volontaires en service civique
• Les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire (intérim)
• Les travailleurs à domicile

Quelles informations doit mentionner le registre unique du personnel ?

Bon nombre d’informations doivent figurer sur le registre unique du personnel dès l’embauche d’un salarié. En voici les éléments :

L’identité du salarié :

• Le nom et prénom
• La nationalité
• Le sexe
• La date de naissance

Les informations sur la nature du poste :

• L’emploi
• La qualification
• Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement
• Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation
• Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre de travail : titre et numéro du titre, avec en annexe la copie du titre

Le type de contrat :

• Pour les travailleurs titulaires d'un CDD, la mention « contrat à durée déterminée »
• Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
• Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier
• Pour les salariés en contrat à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel »
• Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.

Qui peut consulter le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel peut être consulté et tenu à la disposition :

• Des délégués du personnel ou à terme, du CSE (Comité Social et Économique)
• Des agents de contrôle de l’inspection du travail
• Des agents chargés de veiller à l’application du Code de la Sécurité Sociale

Il n’a pas la vocation à être accessible à l’ensemble du personnel.

Si l’un des salariés souhaite y avoir accès, il ne pourra consulter que la ligne où sont mentionnées les informations le concernant.

Combien de temps doit-être conservé ce document ?

Les informations du registre unique personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

Si vous ne disposez pas de registre unique du personnel, ou que celui-ci soit erroné ou incomplet, vous risquez une contravention de 750 € (personne physique) par salarié concerné.

Notons aussi que vous vous exposez à une contravention de 450 € en cas de non-présentation du registre unique du personnel à l’inspection du travail.

Quelles sont les spécificités en cas de salarié-étranger ?

En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure d’affirmer que les travailleurs étrangers qu’il a reçu au sein de son établissement étaient habilités à exercer une activité salariée. L’employeur doit également être en mesure de présenter une copie des déclarations de détachement des salariés détachés.

En cas d'embauche d'un salarié étranger, veillez donc à conserver une copie du titre du travailleur étranger ou de sa déclaration de détachement.

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