Dématérialisation des factures, vous en êtes où ?

Dématérialisation des factures clients, factures électroniques… Vous n’êtes pas sûr de ce qui est imposé par la loi ou de l’intérêt pour votre PME d’avoir recours à ce mode de facturation ?

Vous l'avez peut-être remarqué, depuis quelques temps déjà lorsque vous faites vos courses, on vous demande votre adresse e-mail afin de vous envoyer la facture !  Toutes les marques se mettent peu à peu à la dématérialisation des factures, mais pour quelles raisons?

Est-ce une mesure obligatoire, écologique ou financière ?  Voici quelques éléments de réponse pour guider votre réflexion !

Qu'est ce qu'une facture dématérialisée exactement?

La dématérialisation des factures entrantes ou sortantes consiste à faire passer des factures d’un support papier à un support électronique, conformément aux exigences légales et à la réglementation fiscale. La dématérialisation des factures se distingue de la dématérialisation fiscale dite « simple ».

Tout d’abord, la dématérialisation fiscale « simple » (envoi d’une facture électronique par simple e-mail) n’est pas conforme aux exigences réglementaires et à la législation française pour s’affranchir totalement des factures papier. Dans ces conditions, l’original fiscal à prendre en compte reste la facture papier. Celle-ci doit bien être envoyée et archivée sous cette forme et non sous format électronique.

A l’inverse, la dématérialisation fiscale de factures permet d’envoyer la facture en mode EDI (Échange de Données Informatisées), ou en PDF avec une signature électronique. Ces deux formats sont adaptés à la dématérialisation des factures clients comme des factures fournisseurs. Ils permettent ainsi de s’affranchir de facture papier.

Facture électronique : que dit la législation française ?

Datant du 14 mars 2000, l’article 1313-1 du CODE CIVIL précise que l’écrit sous format électronique est admis comme preuve au même titre qu’un écrit sur support papier, sous deux conditions :

• Que la personne qui a produit le document puisse être dûment identifiée
• Que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité

De plus, une facture fournisseur ou client de format électronique doit comporter exactement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier et suivre un processus d’archivage au même titre que celle-ci :

• Sur le plan fiscal, un archivage durant une période de 6 ans (article L 102 b du Livre de Procédures Fiscales)
• Sur le plan comptable, un archivage durant une période de 10 ans (article L. 123-22 du Code du Commerce)

En cas de non-respect, vous vous exposez soit à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, soit à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte par facture (plafonnée à un quart de son montant).

Plus récente, la loi Macron du 21/02/2015 « Objectif 2020 » concerne quant à elle l’imposition de la facture au format électronique vers l’ETAT, en fonction de la taille de l’entreprise, et ce depuis le 1er janvier 2017. Elle précise également que la facture électronique n’est pas une facture adressée au format PDF par e-mail, mais une facture envoyée et reçue par le biais d’une application numérique (de la source à la cible), dont la transmission est cryptée, et avec preuve de réception. L’objectif étant de permettre un accès sécurisé à une version unique du document qui fédère et trace applicatifs et utilisateurs. Cette source unique est une garantie que l’information est fiable en tout point.

Dans quel cas est-ce obligatoire?

Dans le cadre de marchés publics, la facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) depuis le 1^er janvier 2017 et pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) depuis le 1^er janvier 2018.

Cette obligation a été étendue aux Petites et Moyennes Entreprises (10 à 250 salariés) depuis le 1^er janvier 2019 et s'appliquera au 1^er janvier 2020 aux Très Petites Entreprises (moins de 10 salariés).

Dans les relations entre entreprises privées, les obligations en matière de facturation électronique ne concernent que la réception des factures. Pour le moment, il n’y a pas d’obligations prévues en matière d’émission de factures sous format électronique.

Les factures établies ou reçues sur support papier peuvent être numérisées en vue de leur conservation ou archivage et conservées pendant 6 ans (délai fiscal).

Quelles sont les démarches à faire pour passer à la facture électronique ?

Pour émettre des factures électroniques valables, vous devez utiliser des solutions techniques permettant de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document, tels que :

• La signature électronique;

• L'échange de données informatisées (EDI)...;

Sachez que tous les ambassadeurs Aadprox ont été formés et sont équipés du logiciel Evoliz,qui permet notamment la signature en ligne des documents et la dématérialisation de vos factures.

Par ailleurs, n’oubliez pas les mentions obligatoires qu’il convient de préciser dans toute facture, qu’elle soit dématérialisée ou non, à savoir :

• l’identité du professionnel et du client ;
• le numéro individuel d’identification à la TVA ;
• la date d’émission ;
• le numéro de la facture ;
• la date de vente ou de prestation de services ;
• la quantité ;
• la dénomination précise ;
• le prix unitaire hors TVA ;

• les éventuelles réductions de prix ;
• le taux de TVA et le montant total de la TVA ;
• le montant total à payer HT et TTC ;
• les conditions de règlement et d’escompte en cas de paiement anticipé ;
• le taux de pénalités en cas de retard ;
• le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Au-delà de l’obligation, quels avantages à passer à la facture dématérialisée ?

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les TPE et PME, d'un point de vue:

1. Financier tout d’abord : une facture dématérialisée vous coûtera moins cher qu’une facture papier et accélèrera le processus de paiement. Un atout non négligeable si, comme de nombreuses petites entreprises, vous ne disposez pas toujours d’une marge de manœuvre confortable au niveau de la trésorerie !
2. Gestion : l’intégration à des logiciels defacturation facilitera votre quotidien tout en réduisant les risques d’erreurs ;
3. Archivage : vous optimisez vos espaces de stockage, tout en gagnant les moyens de retrouver plus facilement vos anciennes factures.

Une facture est essentielle à toute transaction, mais elle coûte chère et alourdit parfois considérablement la durée des processus de traitement et le fonctionnement logistique de votre entreprise. En ce sens, la facturation dématérialisée permet de répondre à de nombreux enjeux émanant des grands groupes mais également des TPE et des PME.

En effet, si sur le plan juridique, la facture dématérialisée offre désormais exactement les mêmes garanties qu’une facture manuscrite, les avantages d’opter pour celle-ci sont beaucoup plus nombreux qu’ils n’y paraissent :

• Réduction des coûts : 10.90€ d’économie par facture (vs papier)
• Plus de rapidité : Baisse de 46% du cycle de traitement des factures
• Plus d’efficacité : Baisse de 12% du nombre de retards de paiement

Quel impact sur l'environnement?

La GED (Gestion Electronique des Documents) tend à se généraliser dans nos quotidiens administratifs, et l’Etat entend bien accélérer ce processus. Pour ne citer qu’eux, voici quelques exemples de dématérialisation qui sont devenus incontournables ces dernières années ou vont le devenir :

• L’augmentation constante des échanges par mails ;
• Le télétravail ;
• La signature électronique ;
• La dématérialisation des factures clients-fournisseurs ;
• La dématérialisation des flux comptable ;
• L’archivage électronique des documents ;
• Les candidatures aux appels d’offre marchés publics ou privés ;
• Lebulletin de salaire numérique etc.

Les intérêts de la dématérialisation sont nombreux : gain de temps, de stockage, économies d’impression, de carbone, ainsi que moins de ressources matérielles, humaines et financières mises en jeu. En somme, des économies substantielles des frais d’entreprise.

Pour que les impacts sur l’environnement soient réellement efficaces et positifs, il faudra faire preuve de patience. Les « mœurs administratives » doivent encore évoluer à grande échelle pour s’intégrer complètement dans les grandes entreprises comme dans les très petites structures. Retenons d’ores et déjà que la dématérialisation s’inscrit comme un pilier de l’économie de ressources, dans un monde où l’on veut que la gestion soit optimale en tout point.

Le numérique offre de nouvelles opportunités : celles de l’accompagnement global de l’entreprise et du conseil à forte valeur ajoutée. Cette transition numérique s'impose dans une société devenue dématérialisée où les attentes du marché et les besoins du client évoluent.

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