Fiche de poste de l’Office Manager

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L’office manager (ou Office Account Manager) a pour objectif d’alléger le directeur général ou le chef d'entreprise, afin que celui-ci puisse se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son entreprise. Il est responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau, en gérant toute la gestion administratif des différents services.

Mais concrètement, quelles sont ses missions, comment devenir office manager, et quelles sont les perspectives en termes de salaire, d’emploi et d’évolution de carrière dans ce poste stratégique.

Quelles sont les missions d’un office manager ?

Le rôle de l’office manager varie en fonction de la taille de l’entreprise et de son environnement professionnel, mais ses missions principales incluent :

Domaine Missions principales Gestion administrative Courrier, suivi des documents, contrats, factures, comptabilité de base, budget, agenda, mise en œuvre de processus internes Coordination des services généraux Locaux, fournitures, maintenance, sécurité, logistique, informatique, systèmes et support Gestion du quotidien Organisation des réunions, accueil des visiteurs, suivi des tâches, communication interne et externe, supervision d’équipe si nécessaire Projets internes Suivi des projets, coordination entre les services et les collaborateurs Accompagnement de la direction Supervision d’une petite équipe ou d’un projet transversal, assistance à la prise de décision

En résumé, l’office manager combine les fonctions d’un assistant de direction de bon niveau et d’un responsable administratif, garant du bon fonctionnement du bureau et de la performance de l’entreprise.

Comment devenir office manager ?

Pour devenir office manager, il n’existe pas de parcours unique, mais plusieurs voies sont possibles :

Niveau d’études Exemples de formation / expérience Bac à Bac+2 BTS Assistant de gestion, BTS SAM – Support à l’action managériale Licence professionnelle / Bachelor Management, gestion, ressources humaines, office management Expérience professionnelle Assistant de direction, secrétaire, administrateur de bureau

L’idéal serait d’acquérir de l’expérience en tant qu’assistant(e) de direction. Il est aussi possible de devenir Office Manager en freelance, en gérant ses propres clients et prestations.

Seul(e)s les secrétaires de direction indépendant(es) vont se retrouver confronté(e)s à cette problématique. Lorsque l’on est indépendant, nous n’avons pas de patron mais des clients, et ces clients il faut les trouver et ensuite répondre à leurs attentes !

Pour cela, il faudra rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles, puis communiquer sur son activité.

Afin de maximiser ses chances de réussite, le Réseau Aadprox conseille de toujours réaliser une étude de marché et un business plan (ajouter un lien vers la page business plan) pour optimiser le développement de son portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant.

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Quel est le salaire d’un office manager ?

Le salaire d’un office manager selon l’expérience :

Junior (début de carrière) : 28 000 - 35 000 € brut/an

Confirmé (5 à 10 ans d’expérience) : 38 000 - 50 000 € brut/an

Grandes entreprises / Paris : > 60 000 € brut/an

La maîtrise de l’anglais ou d’une autre langue, ainsi que la capacité à gérer un budget ou des projets transverses, peut améliorer les perspectives de salaire et d’emploi.

Quelles compétences pour un office manager ?

Un bon office manager doit posséder des qualités multiples pour assurer ses missions et activités au quotidien :

Compétence Description Organisation & priorités Capacité à organiser le travail, les tâches et le temps Communication & information Communication interne et externe, gestion des contacts, coordination des services Polyvalence & adaptabilité S’adapte aux nouveaux besoins, aux différents types de profession, aux horaires et systèmes de travail Responsabilités administratives Gère contrats, budget, suivi des opérations, assistance à la direction ou à une assistante Maîtrise des outils Logiciels de gestion, agenda, systèmes informatiques, fiches de suivi, comptabilité Diplomatie & sens du service Gestion de la relation humaine, prise en compte de la diversité des personnes et besoins spécifiques

Ces compétences en font un véritable pilier stratégique au sein de l’entreprise, capable d’assurer la coordination entre les services, équipes et la direction, et de suivre l’activité quotidienne tout en respectant le droit, les contrats et les besoins spécifiques de l’organisation.

Quels sont les avantages du métier d’office manager ?

Le métier d’office manager présente plusieurs avantages :

• 🗂️ Une polyvalence enrichissante au quotidien, permettant de varier les tâches et missions.
• 🏢 Un rôle de soutien logistique et administratif essentiel à la direction, y compris la gestion des locaux, de l’équipement et des services généraux.
• 🌐 La possibilité de travailler dans différents domaines, structures et secteurs (PME, start-up, grandes entreprises), avec des horaires et systèmes de travail variés.
• 📈 Des opportunités d’évolution de carrière vers des postes à responsabilités, comme responsable administratif, chef de projet, ou directeur des services généraux, permettant de superviser des opérations, de recruter et de gérer des équipes.

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Opportunités avec le Réseau Aadprox :

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Dans le cadre de son développement, Aadprox recherche des profils qui :

🗂️

Sont organisés et autonomes, avec un bon relationnel client

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Ont développé une expertise en gestion administrative, assistanat commercial ou de direction

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Quelles différences entre office manager et assistant de direction ?

Beaucoup confondent l’office manageravec l’assistant de direction, mais leurs missions et responsabilités diffèrent :

Critère Assistant de direction Office manager Objectif principal Soutien direct du dirigeant Gestion globale du bureau Missions Agenda, réunions, communication, assistance quotidienne Coordination des services généraux, mise en place de processus, suivi budgétaire, supervision d’équipe Approche Support individuel Management et coordination globale

Ainsi, l’office manager est davantage dans une logique de management et de coordination globale, tandis que l’assistant est plus focalisé sur l’appui au dirigeant.

Conclusion

L’office manager est une fonction clé dans la bonne marche d’une entreprise. À la croisée de la gestion administrative, de l’organisation interne et du management de projets, ce poste polyvalent séduit de plus en plus de professionnels en quête d’un rôle stratégique et opérationnel.

Le marché de la TPE/PME est à investir par l'Office Manager : le besoin se fait ressentir, mais ces entités sont souvent trop petites pour offrir un poste à temps complet pour un Office Manager. Dès lors, du fait de leurs compétences et de leurs expériences, les ambassadrices et ambassadeurs du réseau AADPROX peuvent jouer le rôle d'OM à temps partagé... et ce à des prix raisonnables !

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